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Salesforceのシステム管理者を引き継ぐときの確認事項

ご注意:Salesforceは、株式会社セールスフォース・ドットコムが提供するCRMなどのクラウドサービスです。この記事では、グレープシティにおけるSalesforceの利用から知りえたノウハウを公開しています。正確な情報や最新の情報は、Salesforceのドキュメントを参照してください。

Salesforceの管理を引き継ぐ場合の注意点です。以下の情報は、すでにユーザに「システム管理者」のプロファイルが設定されていることを前提にしています。

1. 組織情報

問題が起きたときにセールスフォース・ドットコムなどから適切に連絡を受け取れるように、組織名、住所、電話番号が正確かどうか確認します。たとえば、ストレージが100%を超過した場合に連絡を受け取るために必要です。
必要に応じて「主取引先責任者」を更新します。

2. 管理者向けニュースレターの受信

Salesforceの重要な更新の情報を受け取るため、「管理者向けニュースレター」をオンに設定します。

3. API使用状況通知のメール通知

APIの使用率が一定数を超えた場合にメールを受け取るには、API使用状況通知のメール通知を登録します。

4. Apex例外のメール通知

Apexコードで未対応の例外が発生したときの通知をメールで受け取るには、「Apex例外メール」に通知先のメールアドレスを登録します。

5. フローやプロセスのエラー通知

フローやプロセスのエラーは、フローやプロセスを有効化したユーザにメールで送信されます。新しいシステム管理者をメールの送信先にするには、フローやプロセスの新しいコピーを作成し、コピーしたフローやプロセスを有効化します。
既存のフローやプロセスを無効化し、再度有効化する方法では、一時的にフローやプロセスが動作しないタイミングが生じる恐れがあります。

6. Web-to-リードの「デフォルトのリード作成者」

「Web-to-リード」を使っている場合、「デフォルトのリード作成者」が以前のシステム管理者になっていないか確認します。必要に応じて、変更します。

7. ケースの「自動ケース更新ユーザ」

ケースを使っている場合、「自動ケース更新ユーザ」」が以前のシステム管理者になっていないか確認します。必要に応じて、変更します。たとえば、「メール-to-ケース」がケースの作成に失敗したときのエラーメッセージの通知先になります。

8. デフォルトのワークフローユーザ

ワークフローを使用している場合、「プロセスの自動化設定」で「デフォルトのワークフローユーザ」が以前のシステム管理者になっていないか確認します。必要に応じて、変更します。

9. コミュニティ(ポータル)の管理者

Community Cloudを使用している場合、コミュニティの管理者が以前のシステム管理者になっていないか確認します。

10. レポートの作成通知

Salesforceのレポートでは、定期的にレポートを自動作成したり、ある値が一定になったときにレポートを自動的に作成したりできます。レポートが作成されるとメールでユーザに通知されます。この機能を使用して以前のシステム管理者がシステムやアプリケーションの利用状況をメールで受け取っている場合、この機能は自動的に引き継ぐことはできません。レポートの共有やメール通知の再登録が必要です。

レポートの作成通知が使用されているかどうかは「スケジュール済みジョブ」で確認できます。

11. 外部連携アプリケーションの確認

もし、Salesforceと外部連携しているアプリケーションやサービスがあり、そのアプリケーションやサービスがシステム管理者のアカウント(ユーザ名、パスワード、セキュリティトークン)に依存している場合、新しい管理者アカウントへの置き換えを検討する必要があります。

12. インスタンスのメンテナンス通知

Trust Statusのページで、使用しているSalesforceのインスタンスのメンテナンス通知メールを購読(Subscribe)できます。現在使用しているSalesforce組織のインスタンスを知るには、次の記事を参照します。

13. ウィークリーエクスポートサービスのジョブ

もし、以前のシステム管理者がSalesforce Classicの「設定 > データの管理 > データのエクスポート」の「ウィークリーエクスポートサービス」を使って定期的なデータのエクスポートをスケジュールしている場合、以前のシステム管理者のアカウントを無効化するとこのジョブがエラーとなり、実行されません。

ジョブの有無を確認するには、Salesforce Classicの「設定 > 監視 > スケジュール済みジョブ」を確認します。スケジュールされたジョブの登録実行者を変更することはできないため、新しいシステム管理者で新しいデータのエクスポートのスケジュールを作成した後、古いジョブを削除します。

ジョブが失敗したときのエラーは、組織のすべてのシステム管理者にメールで通知されます。

14. メールサービスのエラーのルーティング

Salesforce Classicの「設定 > 開発 > メールサービス」の「エラーになったメールをこのメールアドレスにルーティング」で、以前のシステム管理者を指定している場合、新しいシステム管理者のメールアドレスに設定しなおす必要があります。

15. メールアラートの送信者

Salesforce Classicの「設定 > ビルド > ワークフローと承認申請 > メールアラート」で、「差出人メールアドレス」や「メールの受信者」が以前のシステム管理者になっていないか確認します。

16. Apexクラスを使ったメール送信

Messaging.sendMailメソッドなどの方法でApexクラスからメールを送信する際、送信者(From欄)や宛先(To欄)が以前のシステム管理者になっていないかどうか確認します。実際のメールアドレスだけでなく、IDが指定されていないかどうか確認します。

17. AppExchangeパッケージの主取引先責任者

AppExchangeから管理パッケージをインストールすると、組織の主取引先責任者が記録されます。主取引先責任者を変更するには、Salesforce Classicの「設定 > ビルド > インストール済みパッケージ」でパッケージの一覧を表示し、パッケージ名をクリックした後の画面で「主取引先責任者になる」ボタンをクリックします。すでに主取引先責任者になっている場合、このボタンはグレー表示され、クリックできません。

以上

 

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